Kurzanleitung Beleg-Archivar

Benötigte Dateien

Für den Betrieb notwendige Dateien, die alle in einem Verzeichnis liegen müssen:
Settings.cfg  (Absender-Kontodaten hinterlegen)
Beleg-Archivar_Kontenliste_gestellt.txt
Beleg-Archivar_Kontenliste_erhalten.txt (mit Kontodaten von Kreditoren)
einzelneUeberweisungenInEinerDatei.xml  (Absender-Kontodaten hinterlegen)
Beleg-Archivar.jar

Darstellung von Belegen

Beleg wird im rechten Fenster dargestellt. Nach Möglichkeit wird der Name in Rechnungsnummer, Betrag und Rechnungsdatum aufgespalten und in die entsprechenden Felder voreingetragen. Liegt die Datei bereits in einem Konten-Ordner, werden die Konten und "Rechnung erhalten / gestellt" ebenfalls gesetzt.

Dateien automatisch umbenennen

Folgende Parameter können gesetzt werden:

• Rechnung erhalten / gestellt. Hierfür sind jeweils Kontenkombinationen (erhaltene Rechnung: Kreditor / Aufwand; gestellte Rechnung: Debitor / Erlöse)  hinterlegt, die ausgewählt werden können
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Rechnungsdatum

Aus diesen Werten wird nach dem Schema RG xxx_Datum_Betrag ein Dateiname erstellt. Die gewählte Kontenkombination legt fest, in welchen Ordner die Datei verschoben wird.

Markierung "bar beglichen"

Bei Klick auf entsprechenden Button wird der Rechnungsnummer der Text " - bar beglichen" angehängt (RG xxx_01.01.2016_1.00.pdf wird zu RG xxx - bar beglichen_01.01.2016_1.00.pdf). Bei nochmaligem Klick auf den "bar beglichen"-Button wird aus dem Dateinamen einer als bar beglichen markierten Datei  der Text " - bar beglichen" wieder entfernt.

Markierung "geprüft"

Bei Klick auf entsprechenden Button wird der Rechnungsnummer der Text "checked_" vorangestellt (RG xxx_01.01.2016_1.00.pdf wird zu checked_RG xxx_01.01.2016_1.00.pdf). Eine als geprüft markierte Datei kann über den Beleg-Archivar nicht mehr umbenannt werden.

Bei nochmaligem Klick auf den "geprüft"-Button wird eine als geprüft markierte Datei wieder zur Bearbeitung freigegeben und der Text "checked_" aus dem Dateinamen entfernt.

Kopieren und umbenennen

Bei Klick und Rechtsklick auf Datei wird diese (RG xxx) wird in kopiert und umbenannt (RG xxx #1), die Kopie heißt (RG xxx #2).

Dummy-Dateien

Dateien, die angelegt wurden, solange die richtigen Belege noch nicht digitalisiert sind. Enthalten Dateiendung ".dummytxt". Ist in einem Ordner auch nur eine Dummydatei vorhanden, kann er nicht in grün dargestellt werden, sondern nur in gelb.

Überweisungsdaten-Export

Start- und Enddatum wählen, Speicherort der XML-Datei. Wenn nicht anders angegeben, wird der Dateiname automatisch nach dem Schema "Ueberweisung_Beleg-Archivar_Startdatum_Enddatum.txt" vergeben (also z.B. "Ueberweisung_Beleg-Archivar_01.01.2016_31.12.2016.txt"). Es werden nur Überweisungsdatensätze von syntaktisch korrekten Dateien (Datei UND Ordner!) erstellt, die als geprüft markiert sind und im Exportzeitraum liegen. Es werden nur Datensätze von erhaltenen Rechnungen verwendet, für die die Kontodaten des Kreditors hinterlegt sind (sind die Kontodaten nicht hinterlegt, gibt es jedoch eine Meldung, dass der entsprechende Datensatz nicht exportiert wurde).

Buchungsdaten-Export

Start- und Enddatum wählen, Speicherort des Exports. Wenn nicht anders angegeben, wird der Dateiname automatisch nach dem Schema "Export_Beleg-Archivar_Startdatum_Enddatum-txt" vergeben (also z.B. "Export_Beleg-Archivar_01.01.2016_31.12.2016.txt").
Exportiert werden nur syntaktisch korrekte Dateien (Datei UND Ordner!), die als geprüft markiert sind und im Exportzeitraum liegen.

Icons von Ordnern

• grün:
  • bei Kreditor: Kontenkombination, die durch Syntax des Ordners gegeben ist, existiert und Kontodaten des Kreditors sind hinterlegt
  • bei Debitor: Kontenkombination, die durch Syntax des Ordners gegeben ist, existiert
• rot
  • bei Kreditor: Kontenkombination, die durch Syntax des Ordners gegeben ist, existiert nicht und / oder Kontodaten des Kreditors sind nicht hinterlegt
  • bei Debitor: Kontenkombination, die durch Syntax des Ordners gegeben ist, existiert nicht

Schriftfarbe von Dateien

• schwarz: Dateiname entspricht Rechnungssyntax
• gelb: Dateiname entspricht Rechnungssyntax, ist aber Dummydatei und nicht normaler Beleg
• rot: Dateiname entspricht nicht Rechnungssyntax (RG xxx_Datum_Betrag)

Schriftfarbe von Ordnern

• schwarz: Ordner enthält ausschließlich Dateien mit korrekter Rechnungssyntax
• gelb: Ordner enthält mindestens eine syntaktisch korrekte Dummydatei, sonst nur "schwarze" Dateien
• rot: Ordner enthält mindestens eine Datei mit inkorrekter Syntax